Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo jsme

Provozovatelem platformy Realtorz (dále „platforma“) je:

Realtorz Systems s.r.o.
IČO: 30044618
DIČ: CZ30044618 (neplátce DPH)
Školská 660/3, Nové Město, 110 00 Praha 1
team@realtorz.cz

Platforma je software pro realitní kanceláře: evidence klientů a zakázek, publikace nabídek, tržní data a asistent s umělou inteligencí.

2. Dvojí role: správce a zpracovatel

Správcem jsme u údajů, které nám dáváte jako uživatel platformy: registrace, přihlašování, nastavení účtu, provozní záznamy a fakturace.

Zpracovatelem jsme u údajů, které do platformy vkládá realitní kancelář o svých klientech, zájemcích a zakázkách. Správcem těchto údajů je kancelář; my je zpracováváme podle jejích pokynů a na základě smlouvy o zpracování. Chcete-li uplatnit svá práva jako klient kanceláře, obraťte se prosím nejprve na ni — my jí poskytneme součinnost.

Podmínky tohoto zpracování upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR), kterou kancelář přijímá při založení organizace.

3. Jaké údaje zpracováváme

• Účet uživatele: e-mail, jméno, jazyk, role v organizaci, čas přihlášení a základní technické identifikátory relace.
• Obsah organizace: kontakty, poptávky, zakázky, úkoly, prohlídky, poznámky, dokumenty a přílohy — vše, co kancelář v platformě vede.
• Komunikace: pokud kancelář zapne propojení e-mailu, zpracováváme zprávy související se zakázkami. Rozsah a viditelnost nastavuje kancelář a informuje o nich své zaměstnance.
• Technické záznamy: IP adresa, typ prohlížeče, čas a výsledek požadavku, identifikátor requestu. Slouží k provozu a bezpečnosti.
• Tržní data: veřejně dostupné inzeráty z realitních portálů sbíráme pro vnitřní analytiku trhu (ceny, doba inzerce). Tato data nepoužíváme k oslovování inzerentů a nezveřejňujeme je dál.

4. Právní základ zpracování

• plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) — provoz platformy pro uživatele;
• oprávněný zájem (písm. f) — bezpečnost, prevence zneužití, provozní záznamy, zlepšování služby;
• právní povinnost (písm. c) — zejména zákon č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a účetní předpisy;
• souhlas (písm. a) — u marketingových sdělení; lze jej kdykoli odvolat.

SMS a obchodní sdělení. Platforma umí posílat e-maily a SMS jménem kanceláře. Rozlišujeme dva druhy zpráv: provozní (potvrzení termínu prohlídky, změna času, odpověď na poptávku) posíláme na základě smlouvy nebo jednání o ní, propagační (nabídky, newslettery, hromadné rozesílky) jen s předchozím souhlasem adresáta podle zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Z propagačních zpráv se lze kdykoli odhlásit — odkazem v e-mailu, odpovědí STOP na SMS nebo zprávou na adresu kanceláře či na team@realtorz.cz. Odhlášení se netýká provozních zpráv k domluvenému obchodu.

5. Doba uchování a AML

Údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou k danému účelu. Údaje o zakázce a klientovi drží kancelář po dobu vztahu a přiměřenou dobu po jeho skončení; provozní záznamy v řádu měsíců.

Výjimka podle AML: identifikační údaje pořízené při identifikaci klienta podle zákona č. 253/2008 Sb. musíme uchovat 10 let. Tyto údaje proto nelze smazat na žádost — v platformě jsou vedeny odděleně právě proto, aby výmaz podle GDPR nesmazal to, co zákon nařizuje uchovat.

6. Komu údaje předáváme

Provoz platformy zajišťujeme s pomocí těchto zpracovatelů a dodavatelů:

• Hetzner Online GmbH (Německo) — servery a úložiště databáze.
• Cloudflare (úložiště R2, jurisdikce EU) — soubory, fotografie a přílohy.
• Resend — odesílání transakčních e-mailů a notifikací.
• TOPefekt s.r.o. — služba BulkGate (Šumperk, Česká republika) — rozesílání SMS klientům kanceláře: potvrzení prohlídky, krátké zprávy z konverzace. Předáváme telefonní číslo příjemce, text zprávy a jméno odesílatele.
• Telegram Messenger Inc. — notifikace a konverzace přes Telegram. Údaje se tam dostanou jen tehdy, když si uživatel nebo kancelář tento kanál sami propojí; bez propojení do Telegramu neposíláme nic.
• Google Ireland Ltd. — kalendář vašeho účtu Google, pokud si ho připojíte (podrobně v oddílu 8), a modely Gemini: dnes generování obrázků (obálky stránek), do budoucna zpracování řeči hlasového asistenta. Hlasový asistent je zatím vypnutý; až ho zapneme, bude se do Gemini přenášet zvuk hovoru a jeho přepis. Zpracování u Gemini probíhá i mimo EU (USA) na základě standardních smluvních doložek Evropské komise.
• Anthropic PBC (USA) — jazykový model pro funkce asistenta. Do modelu posíláme jen text nezbytný pro konkrétní úkol. Předání do USA je kryto standardními smluvními doložkami Evropské komise.
• PostHog (hosting v EU) — provozní a produktová analytika, je-li zapnuta.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irsko) — zpracování plateb kartou u placených funkcí a předplatného. Údaje o kartě zadáváte přímo u Stripe, k nám se číslo karty nedostane.
• Poskytovatel videohovorů (Jitsi / 8x8) — online prohlídky.
• Seznam.cz, a.s. — Mapy.cz — mapové podklady. Při zobrazení mapy se poskytovateli mapových dlaždic předá IP adresa vašeho prohlížeče a souřadnice zobrazeného výřezu; údaje klientů kanceláře se do mapy neposílají.
• Realitní portály (Sreality a další) — pouze údaje, které kancelář vědomě publikuje v inzerátu.

Hlasový asistent běží na našem serveru. Zvuk hovoru prochází naší vlastní instalací LiveKit na našich serverech v Evropské unii — LiveKit tedy není třetí strana, je to software, který provozujeme sami. Třetí stranou je až model, který řeči rozumí (Gemini, viz výše).

Registry pro kontrolu klienta (AML). Kontrolu podle zákona č. 253/2008 Sb. provádí kancelář; platforma se za ni dotazuje veřejných registrů a předává do nich jen identifikační údaje kontrolované osoby, nikdy obsah zakázky ani komunikaci:

• ARES (Ministerstvo financí ČR) — dotaz na IČO podnikatele nebo právnické osoby a na osoby zapsané ve veřejném rejstříku.
• ISIR — insolvenční rejstřík (Ministerstvo spravedlnosti ČR) — dotaz na jméno, příjmení a datum narození, u firem na IČO.
• Konsolidovaný sankční seznam Evropské unie — seznam si stahujeme k sobě a porovnání probíhá v naší databázi; jméno kontrolované osoby tedy nikam neodesíláme.

Údaje neprodáváme a nepředáváme je k marketingu třetích stran.

7. Umělá inteligence

Asistent připravuje návrhy — texty inzerátů, překlady, koncepty odpovědí, výběry nemovitostí. Odeslání klientovi vždy potvrzuje člověk. Asistent nemá více oprávnění než uživatel, pod kterým běží, a jeho kroky se zapisují do historie organizace.

8. Data z vašeho účtu Google

Pokud si k Realtorz připojíte svůj účet Google, přistupujeme k jeho datům výhradně v rozsahu, který jste odsouhlasili v okně Google, a jen pro níže uvedené účely:

• Kalendář (calendar.events) — čteme a zapisujeme události, aby se prohlídky a termíny z Realtorz objevily ve vašem kalendáři a naopak. K jiným datům kalendáře nepřistupujeme.
• Odeslání e-mailu (gmail.send) — odesíláme zprávu, kterou jste v Realtorz sami připravili a potvrdili, z vaší adresy. Vaši poštu nečteme — oprávnění ke čtení Gmailu záměrně nepožadujeme vůbec.

Přístupové a obnovovací tokeny uchováváme šifrovaně a používáme je pouze k výše uvedeným operacím. Přístup můžete kdykoli odebrat v nastavení Realtorz nebo na myaccount.google.com/permissions — tokeny poté smažeme.

Data získaná z Google API nepředáváme třetím stranám, nepoužíváme je k reklamě ani k trénování modelů umělé inteligence a nezpřístupňujeme je lidem s výjimkou případů, které vy sami odsouhlasíte, které vyžaduje zákon, nebo které jsou nezbytné pro bezpečnost a podporu.

Používání informací získaných z rozhraní Google API se řídí dokumentem Google API Services User Data Policy, včetně požadavků na omezené použití (Limited Use).

9. Zabezpečení údajů

Osobní údaje — včetně citlivých dat a dat získaných z Google API — chráníme těmito technickými a organizačními opatřeními:

• Šifrování při přenosu: veškerá komunikace s aplikací i výměna dat s Google API probíhá výhradně přes šifrované spojení TLS (HTTPS).
• Šifrování při uložení: přístupové a obnovovací tokeny Google ukládáme šifrované algoritmem AES-256-GCM; šifrovací klíč je uložen odděleně od databáze. Soubory a přílohy leží v úložišti se šifrováním na straně serveru (Cloudflare R2, jurisdikce EU).
• Infrastruktura v EU: servery a databáze provozujeme v Evropské unii (Německo); databáze není dostupná z internetu — přístup k ní má pouze aplikace na tomtéž serveru.
• Řízení přístupu: data organizací jsou izolována na úrovni řádků databáze (row-level security — dotaz bez kontextu organizace nevrátí nic), oprávnění uživatelů se řídí rolemi. Přihlášení používá krátkodobé tokeny v zabezpečených httpOnly cookies. Přístup personálu k datům je omezen na nezbytné minimum a vázán mlčenlivostí.
• Minimalizace: od Googlu žádáme jen nejužší potřebná oprávnění. Cizí události ve vašem kalendáři neukládáme — dostupnost zjišťujeme v okamžiku plánování a výsledek nikam nezapisujeme.
• Auditní stopa: citlivé operace (přístupy, změny rolí, práce s osobními údaji) se zapisují do samostatného, needitovatelného auditního žurnálu.
• Zálohy: denní šifrovaně přenášené zálohy uchováváme v EU s omezeným přístupem; obnovu pravidelně testujeme.
• Výmaz: po odpojení účtu Google tokeny neprodleně mažeme; údaje mažeme či pseudonymizujeme po uplynutí doby uchování (oddíl 5) a na žádost (oddíl 11).
• Incidenty: provoz monitorujeme; případné porušení zabezpečení oznámíme dozorovému úřadu a dotčeným osobám v souladu s čl. 33 a 34 GDPR bez zbytečného odkladu.

10. Cookies

Používáme nezbytné cookies pro přihlášení (bezpečnostní httpOnly cookie na doméně aplikace; na veřejné weby kanceláří se nepřenáší). Analytické nástroje nasazujeme jen v rozsahu, který neumožňuje identifikaci návštěvníka bez jeho souhlasu.

11. Vaše práva

Máte právo na přístup k údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku (čl. 15–22 GDPR). Souhlas lze kdykoli odvolat. Žádost pošlete na team@realtorz.cz.

Se stížností se můžete obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

12. Změny

Tyto zásady můžeme aktualizovat. Každá verze je datovaná a předchozí znění archivujeme, aby bylo možné doložit, jaké znění platilo v konkrétní den. O podstatných změnách uživatele informujeme v aplikaci nebo e-mailem.